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當好秘書的絕活
秘書            發表時間:2011-11-7    來源:    編輯:xrhw_ly

      秘書這個行業讓很多人羨慕,卻又讓很多人望而卻步,因為這個職業的性質決定了要和老板直接接觸,稍有不慎就可能會惹“老虎”發威。下面是中國職業教育在線部分優秀學員對于如何做個好秘書的經驗之談,相信會給想做秘書的朋友們一點幫助!
全能秘書的全部內涵
Monica
年齡:28歲
任職:4年
傳統觀念上覺得秘書是吃“青春飯”的,而我想澄清的是這是一種認識上的誤區。目前外資企業越來越多,秘書是一個企業運作管理中不容忽視的環節。所謂“行行出狀元”,我認為做一個真正意義上的好秘書要具備很多潛力和素質。現在不是流行復合型人才嗎?我想我們秘書這一職業有時候也需要類似的人才,甚至可以說是“全能型”秘書。 首先,硬件條件是必不可少的。掌握一門外語——通常指英語,這是最基本的條件;做文秘的人工作在辦公室,文字處理的工作特別多,所以對一些現代化機器的熟練掌握也是不用多說的最基本的能力,尤其是電腦。其次,秘書的職業道德備受重視,每一行有每一行的規矩,秘書也不例外。平時工作中不可避免地會接觸到公司的一些內部的文件,保守秘密就顯得分外關鍵。 另外,秘書是工作在老板身邊最親近的人,老板出差不便看郵件時,我們要處理一些文件,有時需要立即替他批復。所以一個好秘書,除了講一口流利的英語、熟練使用計算機和擬寫各種文件外,還有很重要的是應具備良好的溝通能力、組織能力、協調能力、判斷能力、預見能力、一定的決策能力以及隨機應變的能力。這些有時候需要多年的鍛煉和培養。所以很多大公司在挑選秘書時會視其工作經歷。 最后,要講究公私分明。千萬別搞老板秘書戀,真正的好秘書是不會倚仗這種手段在職場上攀升的。
溝通最重要
Jessy
年齡:22歲
任職:1年
時常聽到一些對秘書的普遍性描述:聰明、細心、謹慎、考慮周到。除此之外,秘書還應該有靈氣、有悟性、有團結能力;能提出有創造性的建議,并且凡事懂得分出輕重。而在我看來,最為重要的是交際和溝通能力。 我和領導在一間辦公室,但是客戶們一進門先瞅見我,形象當然很重要。其實不用穿得很時尚、另類,只要大方得體就行,儀表看上去舒服即可。我的工作要求我有很好的溝通能力,不僅要和客戶打交道,還要和公司內部的人員保持良好的人際關系。領導常說我可以算作是領導和下屬之間的橋梁,夾在上下兩級之間,一定要尋求到好的一個平衡點,正確傳達領導的意思表示,不能讓雙方產生不必要的誤會和矛盾。 做助理、秘書這一行不僅僅等同于打雜、操辦瑣碎的事務,其實還要求人員有較廣的知識面。在我的工作中,難以避免要打電話去催客戶支付費用,說得難聽點有點“討債”的味道,但這是我工作的一部分,不得不直面。現在我也習慣了這些事務,總結了一套經驗技巧,這也是一種溝通的能力。
小心那些潛在的危機
艾小姐
年齡:26歲
任職:3年
我曾經在一家公司做文秘,老板是個臺灣人。工作辛苦點就算了,最怕上司是個好色的半老頭。當我發現他想占自己便宜時,深覺女秘書不好當,特別碰著這么一個上司,自己再怎么端莊嚴謹,有時候也很無奈!上司不好伺候,更不好得罪,那時我就隱隱意識到潛在的危機:萬一工作出了什么紕漏,被他抓到什么把柄,要么就受其以工作相威脅,要么就被炒魷魚。我不會因為想保住工作而失去原則,畢竟我知道我是為了什么而工作,所以我開始暗地尋找機會跳槽。一個月后,我就遞交了辭呈。現在我的老板是女的,讓我安心許多。我的工作重心是安排一些重大的會議和活動、銜接好各種差旅日程、起草財務或者人事方面的報告、有時候幫老板做一些決定。但也有煩心之事,我這個女老板性子急起來容易沖人發脾氣,通常情況而言,往往與工作有關。我又一次意識到:萬一在老板心情不好時處理不當,要么使老板小看你,要么激化雙方的矛盾,后果都不好。然而,這還是有辦法避免的。我必須學會察言觀色,同時提高工作能力和辦事效率。
 
 
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